擁抱智能文檔管理——簡(jiǎn)易管理即智能

面向不同行業(yè)的企業(yè)員工，很多文檔管理產(chǎn)品雖功能強(qiáng)大，卻往往在推廣時(shí)遭遇莫名的阻力，久而久之，企業(yè)難以從中獲取實(shí)際效益。究其原因，大多數(shù)此類產(chǎn)品在設(shè)計(jì)時(shí)從員工使用的角度考慮不夠充分。目前國內(nèi)計(jì)算機(jī)使用水平參差不齊，增強(qiáng)易用性是文檔管理產(chǎn)品縮減與企業(yè)員工間磨合期、獲得員工認(rèn)可的必由之路，也是幫助企業(yè)員工提升工作效率，使企業(yè)從中獲得效益的不二之選。

現(xiàn)行市面上大部分企業(yè)級(jí)文檔管理產(chǎn)品，以Web的方式提供文檔瀏覽、編輯、共享等服務(wù)，并在此基礎(chǔ)上盡可能提升產(chǎn)品的友好性，力求獲得用戶的認(rèn)可。然而這種使用方式天然與用戶習(xí)慣相違背，且需要耗費(fèi)大量的上傳下載等待時(shí)延。如果沒有強(qiáng)勢(shì)的行政命令加以輔助，很多寶貴的經(jīng)驗(yàn)分享、知識(shí)類文檔極有可能因?yàn)閱T工“嫌麻煩“而難以在員工之間流通。

EISOO AnyShare Family 3.0 V2智能文檔管理，在充分研究方法論的基礎(chǔ)之上，推出更簡(jiǎn)便的使用、管理方式，提升協(xié)作效率，促進(jìn)知識(shí)傳遞，為用戶帶來便捷的文檔使用、文檔管理體驗(yàn)。

在操作使用方面，AnyShare秉承No Upload的設(shè)計(jì)準(zhǔn)則，一改傳統(tǒng)文檔管理軟件頻繁上傳下載文檔的管理模式，采用AnyShare盤的方式，保持用戶的使用習(xí)慣。AnyShare盤在用戶“我的電腦“下，以盤符的形式呈現(xiàn)，用戶登錄后即可進(jìn)入AnyShare盤，在權(quán)限控制下進(jìn)行文檔的瀏覽、編輯、新建、刪除等操作，與本地的C、D、E盤一致。并且，AnyShare盤允許用戶進(jìn)行全文檢索、標(biāo)簽分類等，讓用戶更高效地使用文檔。

通過AnyShare盤，用戶不僅可以直接創(chuàng)建、編輯自己的辦公文檔，也可以方便瀏覽他人分享的文檔，或是達(dá)成與團(tuán)隊(duì)伙伴的協(xié)作。AnyShare盤分類呈現(xiàn)所有用戶具有訪問權(quán)限的文檔，如同存儲(chǔ)于本地磁盤中，用戶無需再臨時(shí)要求同事發(fā)送相關(guān)文檔給自己或是到Web下載他人共享的文檔。

并且，AnyShare獨(dú)特的緩沖設(shè)計(jì)，確保用戶使用時(shí)不必耗費(fèi)等待時(shí)延，No Transfer確保所想即可得，真正讓AnyShare盤操作方式親近用戶、保持用戶使用習(xí)慣。

企業(yè)級(jí)文檔管理常常忽視管理易用性的問題，AnyShare在關(guān)注用戶使用便捷性的同時(shí)，也同樣注重管理效率的提升。絕大部分的文檔管理產(chǎn)品均采用單一管理員角色，管理員既需要維護(hù)系統(tǒng)各模塊的正常運(yùn)行，也肩負(fù)著權(quán)限配置等繁瑣工作，使得管理員成為整個(gè)管理工作的單節(jié)點(diǎn)。

AnyShare提供多種管理員角色，包括系統(tǒng)管理員、審計(jì)管理員、知識(shí)管理員等。管理工作的分離，一方面有效防止單一管理員角色權(quán)限過大，近年來頻頻曝光的企業(yè)IT管理員惡意破話企業(yè)IT應(yīng)用的事已為企業(yè)級(jí)用戶敲響警鐘，通過多種角色的制衡，即能夠有效避免此類事故的發(fā)生。另一方面，文檔管理系統(tǒng)的運(yùn)作包含很多專業(yè)的內(nèi)容，多管理員角色能夠有效達(dá)到專事專管，準(zhǔn)確提升管理效率，例如知識(shí)管理員可專門管理系統(tǒng)中的文檔分享、協(xié)作等，而將系統(tǒng)運(yùn)行、存儲(chǔ)狀態(tài)等系統(tǒng)運(yùn)維方面的內(nèi)容交付給具有這方面專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)管理員管理。

管理易用性的另一個(gè)重要體現(xiàn)是在文檔安全部分。從人們的常規(guī)認(rèn)知來說，通常一個(gè)系統(tǒng)越安全，也就預(yù)示著它的部署、維護(hù)和使用也將越復(fù)雜。為了保障系統(tǒng)的安全性，文檔管理產(chǎn)品是不是就不能夠在提升易用性方面有所作為了呢?AnyShare即很好地打破了這種思維定式，在保障系統(tǒng)安全的同時(shí)，力求管理操作上的簡(jiǎn)化，提升管理效率。

以權(quán)限管理為例，文檔管理產(chǎn)品在進(jìn)行權(quán)限配置時(shí)往往都需要經(jīng)過選擇用戶、選擇文件、配置權(quán)限這樣的過程，當(dāng)用戶量較大時(shí)，這種管理方式必然帶來大量的重復(fù)操作，盡管有些文檔管理產(chǎn)品提供按組的方式配置權(quán)限，但并沒有從本質(zhì)上解決這個(gè)問題。這種配置權(quán)限方式的另一個(gè)明顯弊端是當(dāng)用戶崗位發(fā)生變化時(shí)，即需要手動(dòng)清除其原有權(quán)限并配置新的權(quán)限，容易造成權(quán)限管理的混亂。

AnyShare智能文檔管理創(chuàng)新的No Share準(zhǔn)則，采用權(quán)限規(guī)則進(jìn)行管理，不再為單個(gè)用戶、單個(gè)文檔綁定訪問權(quán)限，而是通過建立權(quán)限規(guī)則體系，由系統(tǒng)自動(dòng)判定用戶對(duì)不同文檔具有何種權(quán)限。當(dāng)發(fā)生用戶調(diào)崗等事件時(shí)，系統(tǒng)也將自動(dòng)依據(jù)行政架構(gòu)的變化更改相關(guān)用戶的訪問權(quán)限，大大降低管理的復(fù)雜性，提升管理效率。

文檔管理面向黨政、教育、企事業(yè)單位各個(gè)崗位的員工提供文檔服務(wù)，促使知識(shí)和信息在員工之間流通，進(jìn)而提升員工的業(yè)務(wù)能力，帶來效益。然而用戶環(huán)境的復(fù)雜性及用戶計(jì)算機(jī)使用水平的參差不齊在對(duì)文檔管理產(chǎn)品提出更高易用性要求。可見，要想真正實(shí)現(xiàn)智能文檔管理，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易管理是必由之路。

AnyShare極富創(chuàng)意的No Share，No Upload，No Transfer三大設(shè)計(jì)準(zhǔn)則，切實(shí)幫助用戶高效管理企業(yè)級(jí)文檔，為各組織單位帶來實(shí)際效益的提升。

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